Privacybeleid voor sollicitanten

Wie is de controleur?

Grand Hotel van Brussels SA (Hotel Hubert)

BE 0443.822.213

Arenbergstraat 18, 1000 Brussel, België

E-mail: info@hotelhubert.be

Tel.: 32 (0)2 548 18 18

Hoe wij persoonsgegevens verzamelen

Wanneer u contact met ons opneemt over een specifieke vacature of in het algemeen belang, hetzij via post, e-mail of online, verzamelen en verwerken wij de informatie die u ons verstrekt. Dit kan gevoelige persoonsgegevens omvatten, indien u ons dergelijke gegevens verstrekt.

Onder bepaalde omstandigheden verwerken wij persoonsgegevens over u die afkomstig zijn van openbaar beschikbare bronnen zoals sociale media. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u in uw cv een link opneemt naar een profiel op LinkedIn of een vergelijkbaar professioneel sociaal netwerk.

Verschillende soorten verwerkingsactiviteiten

Hotel Hubert verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de contractuele verplichting, aangezien de verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst aan te gaan.

In het kader van een open vermelding van belangstelling/spontane sollicitatie behandelt Hotel Hubert uw kandidatuur om na te gaan welke functies bij uw profiel passen en of uw profiel beantwoordt aan de eventuele behoeften van Hotel Hubert.

Indien er geen actuele vacature is, kan Hotel Hubert uw kandidatuur bewaren voor toekomstige vacatures indien u uw kandidatuur heeft verstuurd in het kader van een open vermelding van belangstelling of indien u hiermee instemt, indien de kandidatuur werd verstuurd naar aanleiding van een specifieke vacature.

Het doel van de verwerking is het aannemen van nieuwe werknemers en het vergemakkelijken van toekomstige sollicitaties (in geval van een spontane sollicitatie).

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die in het wervingsproces worden verwerkt. U bent niet verplicht ons informatie en persoonsgegevens over u te verstrekken. In sommige gevallen kunnen wij uw sollicitatie echter niet in behandeling nemen als wij uw persoonsgegevens niet mogen verwerken.

Sollicitatie

De informatie die wij verwerken kan bestaan uit, maar is niet beperkt tot, uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, opleiding, vaardigheden en eerdere beroepservaringen, foto's, certificaten, transcripten en andere informatie die u ons verstrekt van een voormalige of huidige werkgever, gegevens die worden verstrekt door de personen die u aanbiedt als referenties, eventuele salariseisen en notities van sollicitatiegesprekken. Daarnaast worden ook andere persoonsgegevens verwerkt die u in uw cv, sollicitatiebrief of andere documenten hebt opgegeven.

In een aantal gevallen ontvangt het hotel ook gegevens van derden, zoals sociale netwerken waar u gebruik van maakt, bijvoorbeeld LinkedIn, selectie- en wervingsbureaus, uw vorige werkgever, maar alleen als u daarvoor toestemming heeft gegeven.

In de mate van het mogelijke zal Hotel Hubert de verwerking van gevoelige persoonlijke gegevens vermijden. Indien er toch gevoelige persoonsgegevens worden verwerkt, wordt er voor het begin van de verwerking toestemming gevraagd.

Referentie personen

In het kader van een aanwervingsprocedure kan Hotel Hubert persoonsgegevens van referentiepersonen verwerken. Die verwerking heeft tot doel informatie te verkrijgen over het vroegere werk van de sollicitant en andere informatie die relevant kan zijn voor de aanwervingsprocedure.

Camerabewaking

Hotel Hubert maakt gebruik van cameratoezicht. Cameratoezicht wordt beschouwd als bijzonder gevoelig vanuit het oogpunt van privacy en het is van groot belang dat alle cameratoezicht plaatsvindt in overeenstemming met de relevante wetgeving die van tijd tot tijd van kracht is.

De camerabeelden worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om ons hotel en onze gasten te beveiligen en te beschermen.

De camerabeelden worden verwerkt in overeenstemming met de GDPR en de toepasselijke nationale wetgeving. Het hotel heeft waar nodig het cameratoezicht aangegeven door middel van een pictogram.

Indien u meer informatie wenst, kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande contactgegevens onder "Contactgegevens".

Wie zijn de ontvangers of de categorieën ontvangers die de persoonsgegevens zullen ontvangen?

Wij kunnen uw persoonlijke en anonieme gegevens delen met:

•             Derde partijen die gegevensverwerkers zijn die diensten aan ons verlenen (bv. leveranciers van Hotel Hubert en rekruteringsbedrijven die Hotel Hubert bijstaan in het rekruteringsproces): Hun gebruik van informatie is beperkt tot deze doeleinden en onderworpen aan overeenkomsten die hen verplichten de informatie vertrouwelijk te houden. Onze verkopers verzekeren dat zij redelijke stappen ondernemen om de gegevens die zij namens ons bewaren te beschermen.Lawyers and advisors of Pandox Group.

•             Relevante autoriteiten.

•             Potentiële kopers van het bedrijf: indien (een deel van) ons bedrijf wordt verkocht aan een derde partij, kunnen uw gegevens worden gedeeld met de koper.

•             Bij het verzamelen van input van referentiepersonen zullen deze personen ervan op de hoogte worden gebracht dat u naar een functie bij Hotel Hubert hebt gesolliciteerd.

Worden er overdrachten gedaan naar een derde land?

Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Unie (EU) / de Europese Economische Ruimte (EER) die een passend niveau van gegevensbescherming bieden, zoals vastgesteld bij specifieke besluiten van de Europese Commissie. (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en).

De overdracht van uw persoonsgegevens naar landen die niet behoren tot de EU/EER en die geen adequaat beschermingsniveau garanderen, zal alleen plaatsvinden na het sluiten tussen het hotel en de ontvanger van de gegevens van specifieke overeenkomsten, die vrijwaringsclausules en passende waarborgen voor de bescherming van uw persoonsgegevens bevatten die zogenaamde "modelcontractbepalingen" zijn, die ook door de Europese Commissie zijn goedgekeurd, of die anderszins in overeenstemming zijn met hoofdstuk V van de GDPR.

Als u vragen hebt over de overdracht van uw persoonsgegevens buiten de EER, neem dan contact met ons op via de contactgegevens die hieronder onder 'Contactgegevens' staan.

Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?

Wij zullen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het doel van de desbetreffende verwerking. Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan andere wettelijke bewaarplichten of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

Persoonsgegevens die tijdens de wervingsprocedure worden verzameld, worden gewist (tenzij anders bepaald in de nationale wetgeving) na beëindiging van de sollicitatieprocedure, wanneer duidelijk is dat de sollicitant geen baan wordt aangeboden of wanneer een sollicitant een aanbod voor een baan afwijst. Met schriftelijke toestemming van de sollicitant kunnen wij zijn/haar sollicitatie bewaren voor toekomstige wervingen voor soortgelijke functies - maximaal 1 jaar vanaf de datum waarop deze toestemming is gegeven.

Sollicitatiedocumenten die leiden tot een dienstverband worden verder verwerkt gedurende de gehele arbeidsrelatie, hetgeen is vastgelegd in het privacybeleid voor werknemers.

Camerabeelden worden 30 dagen bewaard.

Welke rechten heeft u als betrokkene?

In Hotel Hubert respecteren wij uw rechten.

U hebt het recht op toegang tot uw gegevens, op correctie van uw persoonsgegevens, in bepaalde gevallen op bezwaar tegen de verwerking en op wissing van de persoonsgegevens, op beperking van de toegang en op verstrekking van de gegevens in een voor de machine leesbaar formaat.

Om uw gegevens niet te delen met niet-geïdentificeerde derden, kunnen wij uw verzoek niet verwerken zonder bewijs van uw identiteit.

Als u uw rechten onder de GDPR wilt uitoefenen, neem dan contact op met het hotel of de DPO via de contactgegevens aan het einde van dit beleid. U ontvangt binnen een maand een antwoord op uw verzoek.

A. Recht op toegang

U hebt recht op toegang tot uw persoonsgegevens die wij verwerken en op informatie over welke persoonsgegevens over u in onze archieven zijn geregistreerd.

B. Recht op correctie

U kunt ons verzoeken om onjuiste persoonsgegevens die wij van u hebben te corrigeren. U kunt ook onvolledige persoonsgegevens aanvullen, onder andere door een aanvullende verklaring van de ontbrekende persoonsgegevens, voor zover deze betrekking hebben op de verwerking die wij doen.

C. Recht op verwijdering van gegevens

Onder bepaalde omstandigheden hebt u het recht om uw persoonsgegevens uit onze bestanden te laten verwijderen. Dit recht is niet absoluut en in sommige gevallen kunnen wij uw verzoek niet uitvoeren, bijvoorbeeld wanneer wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren.

D. Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde gevallen heeft u het recht te eisen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken. In bepaalde gevallen is de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of om contractuele verplichtingen te kunnen uitvoeren. In die gevallen prevaleert het nakomen van die verplichtingen boven uw recht op beperking.

E. Het recht op gegevensoverdraagbaarheid

U hebt het recht de persoonsgegevens die wij over u bewaren en die u ons zelf hebt verstrekt, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en deze gegevens aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking over te dragen. Dit recht is van toepassing op geautomatiseerde verwerking wanneer de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming of op een overeenkomst met u.

F. Recht op bezwaar

U hebt het recht bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens wanneer het gaat om persoonsgegevens die worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang. In dat geval zullen wij ons legitieme belang opnieuw afwegen tegen uw belangen, rechten en vrijheden en de verwerking stopzetten, tenzij wij een dwingende legitieme reden voor de verwerking kunnen aantonen.

Wanneer de persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, hebt u als betrokkene te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dergelijke marketing, met inbegrip van profilering voor zover deze verband houdt met dergelijke direct marketing. Wij zullen uw persoonsgegevens, verstrekt tijdens de sollicitatieprocedure, echter niet verwerken voor direct marketing.

Recht om toestemming in te trekken

In bepaalde gevallen vragen wij uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. Na uw toestemming verwerken wij uw persoonsgegevens alleen voor die of verenigbare doeleinden. In de sollicitatieprocedure kan dit gebeuren om uw sollicitatie toe te voegen aan onze aanwervingsreserve, als u op een specifieke vacature heeft gesolliciteerd.

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming, hebt u het recht uw toestemming te allen tijde in te trekken. Dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die is uitgevoerd op basis van uw toestemming voordat deze werd ingetrokken. Als u uw toestemming wilt intrekken, neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

De toezichthoudende instantie.

U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit.

Voor Hotel Hubert wordt het toezicht uitgeoefend door de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Meer informatie en contactgegevens van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit vindt u hier: https://www.dataprotectionauthority.be/citizen. 

Veiligheidsmaatregelen

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op het risico van de desbetreffende verwerkingsactiviteit (met inbegrip van redelijke maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang of openbaarmaking).

Contactgegevens

Om uw rechten uit te oefenen onder de GDPR of als u vragen of zorgen heeft over uw privacy of onze verwerking van uw persoonlijke gegevens, kunt u contact opnemen met Hotel Hubert (Grand Hotel of Brussels SA) via info@hotelhubert.be.

Hotel Hubert (Grand Hotel of Brussels SA) heeft een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld die bereikbaar is op het volgende adres privacy@hotelhubert.be.

Updates van het beleid

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 15/11/2022.