Privacyverklaring Hotel Hubert

Inleiding

Wij bij Hotel Hubert-Grand Place (“Hotel Hubert”) hechten veel belang aan uw persoonsgegevens. Het is voor ons van het grootste belang dat elke verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt met inachtneming van de privacy van het individu. Om die reden doen wij ons uiterste best om ervoor te zorgen dat elke verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de “AVG”) en andere toepasselijke wetgeving.

Deze privacyverklaring (de “Verklaring”) is van toepassing op persoonsgegevens van gasten, klanten en leveranciers en alle andere personen die geregistreerd kunnen zijn via onze IT-systemen (zoals reserveringssystemen), website, apps, getrouwheidsprogramma’s of die we ontvangen via reisagentschappen, boekingssites en dergelijke.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Hotel Hubert (Grand Hotel of Brussels NV)

Rue d'Arenberg 18

1000 Brussels

VAT: BE 0443.822.213

privacy@hotelhubert.be

Hoe wij persoonsgegevens verzamelen

Afhankelijk van de situatie verzamelen wij informatie rechtstreeks van u of via andere bronnen.

     Van u

Wanneer u ons contacteert in verband met een reservering of om een hotelreservering te maken, als u speciale verzoeken hebt in verband met uw bezoek of als u gebruikmaakt van de sociale media die wij aanbieden, verzamelen en verwerken wij de informatie die u ons meedeelt. Deze informatie kan gevoelige persoonsgegevens,, zoals informatie over allergieën, bevatten.

     Van andere bronnen

Wanneer iemand een reservering maakt voor u, verwerken wij die persoonsgegevens over u.

Soms ontvangen wij ook persoonsgegevens van derde partijen (waaronder andere ondernemingen van onze groep) waarmee wij zaken doen of die leveranciers zijn van ons.

Daarnaast kunnen wij of een derde partij, voor zover de wet het toestaat, in bepaalde omstandigheden gebruikmaken van trackinginstrumenten (zoals cookies) om informatie te verzamelen over u. Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website is te vinden in het cookiebeleid.

In bepaalde omstandigheden verwerken wij persoonsgegevens over u die afkomstig zijn van openbare bronnen, zoals sociale media. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u een review over ons hotel plaatst op een website.

Wanneer wij van andere bronnen persoonsgegevens over u ontvangen, zullen wij u hierover informeren in overeenstemming met de AVG.

Verschillende types van verwerkingsactiviteiten

Informatie over gasten

 Type van persoonsgegevens

•  contactgegevens (bijvoorbeeld uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres), demografische informatie (zoals leeftijd, geslacht en taal),
• verblijfsgegevens van gasten (die speciale categorieën persoonsgegevens kunnen bevatten, zoals informatie over allergieën, verblijfsvoorkeuren en wensen),
• een kopie van de gegevens van uw paspoort of identiteitskaart (die uw naam en adres, uw geboorteplaats en geboortedatum en uw nationaal identificatienummer, het nummer van uw paspoort of identiteitskaart en uw nationaliteit kunnen omvatten),
• betalingsgegevens (zoals creditcardnummer),
• zakelijke informatie.
• informatie met betrekking tot uw (eerdere) reserveringen (bijvoorbeeld eerdere bezoeken, datum van aankomst, datum van vertrek), 
• opmerkingen over assistentie aan gasten.
• informatie (bijvoorbeeld feedback over ons hotel en onze diensten) die u ons verstrekt (bijvoorbeeld via klanttevredenheidsonderzoeken).
• informatie die wordt verzameld in het kader van aanvullende diensten en faciliteiten van Hotel Hubert (zoals reservering van privé-vergaderzalen, reservering van de fitnessruimte), 
• andere persoonlijke gegevens die u ons vrijwillig verstrekt (bv. in uw vragen of klachten),
• technische gegevens die u genereert als gevolg van het gebruik van de website van Hotel Hubert.

Wettelijke basis voor de verwerking:

• uw toestemming (wanneer wij die hebben gevraagd en u die hebt gegeven),
• de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of de maatregelen op uw verzoek om een overeenkomst te kunnen sluiten (bijvoorbeeld in het kader van een reservering),
• een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld de wettelijke verplichting voor hotelaanbieders om hotelgasten te registreren),
• ons gerechtvaardigd belang.Wij hebben bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang om onze gasten en klanten de hoogst mogelijke servicestandaard te bieden.Wij hebben ook een gerechtvaardigd belang om contact op te nemen met onze gasten om hen te vragen naar hun verblijf in ons hotel. Wanneer de verwerking is gebaseerd op legitieme belangen, maken wij een afweging tussen onze legitieme belangen en uw rechten en belangen.

Doeleinde

Om u te voorzien van de diensten en producten waarom u hebt gevraagd (bijvoorbeeld in verband met een reservering), om u op uw verzoek eventuele aanvullende diensten in verband met uw verblijf of bezoek te leveren, om onze diensten te evalueren en te verbeteren (bijvoorbeeld door het analyseren van opmerkingen, klachten en enquêtes na een verblijf), om aan ons gerichte vragen of klachten te verwerken en om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen (bijvoorbeeld om hotelgasten te registreren).

Informatie over contactpersonen

Type van persoonsgegevens

Contactdetails zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer.

Wettelijke basis voor de verwerking

Onze contractuele relatie of onze gerechtvaardigde belangen – wij gebruiken uw gegevens op een manier die u redelijkerwijze kunt verwachten en die een minimale impact heeft op uw privacy (of als er een dwingende noodzaak is voor de verwerking) en uitsluitend in overeenstemming met het doeleinde. Wanneer we uw persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang zorgen we er voor dat er een evenwicht is tussen onze belangen en uw rechten en vrijheden.

Doeleinde

Wij verwerken persoonsgegevens voor het beheer van de leveranciersrelatie, voor contacten in uiteenlopende aangelegenheden, facturatie en marketing (indien van toepassing) of om op andere manieren met u en uw onderneming te communiceren.

Sociale media

Type van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die u ons doorstuurt via sociale mediaplatformen (bijv. naam, e-mailadres en telefoonnummer).

Wettelijke basis voor de verwerking

Toestemming (wanneer wij die hebben gevraagd en u dat hebt aanvaard) of dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u een partij bent.

We kunnen ook gegevens verwerken op basis van onze gerechtvaardigde belangen. Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, zorgen we voor een evenwicht tussen onze gerechtvaardigde belangen en uw rechten en vrijheden.

Doeleinde

Om u de diensten en producten te leveren die u wenst, en om onze diensten en producten te commercialiseren en om met u te communiceren.

E-mail

Type van persoonsgegevens

Naam, e-mailadres, telefoonnummer en alle andere persoonsgegevens die u ons doorstuurt via e-mail. 

Wettelijke basis voor de verwerking

Toestemming (wanneer wij die hebben gevraagd en u die hebt gegeven) of dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarin u een partij bent of om stappen te ondernemen op uw verzoek om een overeenkomst aan te gaan (bijvoorbeeld in samenhang met een reservering) of op grond van ons gerechtvaardigd belang. Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, zorgen we voor een evenwicht tussen onze gerechtvaardigde belangen en uw rechten en vrijheden.

Doeleinde

Om u de diensten en producten te leveren die u wenst, en om onze diensten en producten te commercialiseren en om met u te communiceren.

Persoonsgegevens van kinderen

Voor zover wij weten, hebben wij geen contact met kinderen jonger dan 18 jaar, noch verzamelen wij persoonsgegevens van hen zonder relevante toestemming van een ouder of voogd. Indien u meent dat wij per ongeluk dergelijke informatie hebben verzameld, kunt u contact met ons opnemen, zodat wij onmiddellijk ouderlijke toestemming kunnen vragen of de informatie kunnen verwijderen.

Direct marketing communicatie, nieuwsbrieven

Type van persoonsgegevens

Naam en e-mailadres.

Wettelijke basis voor verwerking

Hotel Hubert heeft een legitiem belang bij het versturen van marketinginformatie naar zijn bestaande klanten met betrekking tot zijn eigen gelijkaardige producten en diensten (bv. uitnodigingen voor evenementen, promoties en speciale aanbiedingen, ...), ook via sociale media. Als u onze communicatie niet wenst te ontvangen, kunt u uw voorkeur kenbaar maken op het moment dat wij uw gegevens verzamelen (bijvoorbeeld op het formulier dat u invult bij het inchecken). Als wij uw gegevens verwerken voor marketingdoeleinden, hebt u bovendien te allen tijde het recht om bezwaar te maken (zie verder hieronder over uw mogelijkheden en rechten in verband hiermee). U kunt bijvoorbeeld bezwaar maken door gebruik te maken van de afmeldlinks in de betreffende communicatie.
 

Als u geen gast of klant bent, kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om u marketinginformatie te sturen (bv. uitnodigingen voor evenementen, promoties en speciale aanbiedingen, ...), ook via sociale media als u ons daarvoor vooraf toestemming hebt gegeven.  
Als u toestemming hebt gegeven om onze marketingcommunicatie of digitale nieuwsbrieven te ontvangen, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken.

Doeleinde

We gebruiken uw gegevens om u op de hoogte te houden van onze diensten, evenementen en promoties.

Camerabewaking

Hotel Hubert maakt gebruik van camerabewaking. Camerabewaking wordt beschouwd als bijzonder gevoelig vanuit privacyoogpunt en het is van groot belang dat elke camerabewaking plaatsvindt in overeenstemming met de relevante wetgeving. De camerabeelden worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om ons hotel en onze gasten te beveiligen en te beschermen. Het betreden van een plaats waar een pictogram aangeeft dat er camerabewaking plaatsvindt, wordt beschouwd als voorafgaande toestemming onder de Belgische camerawetgeving.

De camerabeelden worden verwerkt in overeenstemming met de camerawetgeving. Hotel Hubert heeft de camerabewaking aangeduid door middel van een pictogram, ze heeft de camera’s aangegeven bij de bevoegde overheid en ze heeft informatie opgenomen in een specifiek register.

Voor meer informatie over gegevensverwerking via het in Hotel Hubert geïnstalleerde CCTV-systeem, raadpleegt u onze privacyverklaring CCTV.

Profiling

Om u, elke keer dat u ons hotel bezoekt, van een premium service te voorzien, kunnen we een profiel over u bijhouden, die informatie kan bevatten over uw eerdere verblijven (zoals hoe vaak u ons hotel bezoekt, wanneer u ons hotel de laatste keer bezocht hebt evenals financiële informatie over uw vroegere verblijven).

De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om klantenservice op maat te kunnen aanbieden.

Jobs

     Type van persoonsgegevens

De gegevens die u ons meedeelt, zoals uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, cv, en uw motivatie. In een aantal gevallen ontvangt Hotel Hubert ook gegevens van derde partijen, zoals sociale netwerken via de welke u solliciteert, bv. LinkedIn, selectie- en wervingsbureaus, die bv. tests uitvoeren in het kader van de sollicitatie, uw eerdere werkgever, maar enkel als u ons daartoe de toestemming heeft gegeven.

      Wettelijke basis van persoonsgegevens

Afhankelijk van het individuele geval, is de verwerking van uw persoonsgegevens voor wervings- en selectiedoeleinden gebaseerd op:

• uw toestemming, bv. om uw voormalige werkgever te contacteren of om uw gegevens te delen;
• uw verzoek om stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst, bijvoorbeeld als u ons uw (spontane) sollicitatie verzendt; of
• op basis van ons gerechtvaardigd belang, waaronder het identificeren, screenen en evalueren van sollicitanten voor een potentiële werkgelegenheid en het bijhouden van een wervingsreserve.

Na afloop van de wervings- en selectieprocedure bewaart Hotel Hubert uw gegevens in haar wervingsreserve voor toekomstige vacatures. In de communicatie waarin wij u de beslissing over uw vacature meedelen, bieden wij u de mogelijkheid om u daartegen te verzetten.

Meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van een sollicitatie vindt u in ons privacybeleid voor sollicitanten.

     Doeleinde

Hotel Hubert verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor wervings- en selectiedoeleinden zoals hierboven uiteengezet.

Wie zijn de ontvangers of de categorieën van ontvangers die de persoonsgegevens krijgen?

Om u te dienen kunnen wij uw persoonsgegevens en anonieme gegevens delen met:

• andere ondernemingen (waaronder ondernemingen binnen de Pandox groep), zoals dienstverleners, contractspartijen en ondernemingen waarmee wij samenwerken. Hun gebruik van informatie is beperkt tot deze doeleinden en onderwerpen aan overeenkomsten waardoor ze gebonden zijn aan vertrouwelijkheid. Onze dienstverleners verzekeren ons dat alle redelijke maatregelen worden getroffen om de gegevens die zij namens ons bijhouden, te beschermen, ook al kunnen geen garanties worden geboden rond gegevensbeveiliging.
• derde partijen, die als gegevensverwerkers diensten verlenen aan ons (bijv. marketing dienstverleners of IT-dienstverleners).
• andere ondernemingen van de Pandox-groep (bijv. om reserveringen te vergemakkelijken).
• advocaten of adviseurs van Pandox-groep, external Data Protection Officer.
• relevante autoriteiten (bijvoorbeeld in het kader van onze verplichting om gasten te registreren).
• analyseondernemingen kunnen toegang krijgen tot anonieme gegevens om ons te helpen begrijpen hoe onze diensten worden gebruikt. Zij gebruiken deze gegevens uitsluitend namens ons. Zij delen ze niet, tenzij in geaggregeerde vorm; er worden geen gegevens van individuele gebruikers gedeeld.

mogelijke latere verkrijgers van de onderneming: bij plannen dat een derde partij het geheel of een deel van ons bedrijf zou overnemen, kan uw informatie worden overgedragen aan de overnemer.

 

Worden gegevens overgedragen aan derde landen?

In principe geven wij geen persoonsgegevens door aan een derde land (d.i. een land buiten de EU/EER). It is possible that service providers of Hotel Hubert process your data outside the EEA. In this respect, Hotel Hubert is committed to ensuring an adequate and sufficient level of protection for your data (e.g. by concluding the standard contractual clauses of the European Commission - article 46 GDPR) or by any other appropriate safeguards. If you have any questions about the transfer of your personal data outside the EEA or if you want to obtain a copy of the relevant documents, you can send a dated and signed request to privacy@hotelhubert.be.

Hoe lang blijven de persoonsgegevens bewaard? 

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is, rekening houdend met het doeleinde van de relevante verwerking. Gegevens kunnen langer worden bewaard in geval van klachten of dreigende of lopende geschillen. Onze managers zullen verzekeren dat procedures voor de verwijdering van persoonsgegevens worden gevolgd. Gelieve te noteren dat sommige wetten vereisen dat bepaalde types van informatie gedurende een welbepaalde langere periode moeten blijven bewaard. We zijn bijvoorbeeld verplicht om gegevens over hotelgasten te bewaren gedurende een periode van minimaal 7 jaar na hun verblijf. Camerabeelden houden we in principe één maand bij.

 

Welke rechten hebt u als betrokkene?

U hebt het recht op toegang tot uw gegevens, om uw persoonsgegevens te laten corrigeren, in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen de verwerking en om te vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist, dat de verwerking ervan wordt beperkt (een markering dat de verwerking van de persoonsgegevens moet worden beperkt tot een bepaald doel) en dat de gegevens op een IT-drager aan u moet worden overgedragen (overdraagbaarheid van de gegevens).

Hou er echter rekening mee dat sommige gegevens noodzakelijk zijn om bepaalde verplichtingen te kunnen uitvoeren, zoals betalingsinformatie, en daarom mogelijk niet worden beperkt of gewist..

U hebt ook het recht om uw toestemming in te trekken als de verwerking op toestemming is gebaseerd. Waar dit het geval is, zal dit worden vermeld als de rechtsgrondslag in de relevante secties hierboven.

Om uw rechten krachtens de AVG uit te oefenen, moet u uw verzoek, inclusief een kopie van een document dat uw identiteit bewijst, naar Hotel Hubert sturen (zie de contactgegevens hieronder). We kunnen uw verzoek niet verwerken zonder bewijs van uw identiteit.

Onderaan vindt u een meer gedetailleerde beschrijving van uw rechten als betrokkene. Noteer dat er voor de uitoefening van sommige rechten uitzonderingen of voorwaarden bestaan.

A.   Het recht op inzage

U hebt het recht om inzage te verkrijgen over de persoonsgegevens die wij verwerken. Als u van dit recht gebruik wilt maken, stuurt u ons een verzoek zoals hieronder wordt beschreven.

B.    Het recht op correctie

Als betrokkene hebt u het recht om te vragen dat wij onjuiste persoonsgegevens over u corrigeren. Dit betekent ook dat u als betrokkene het recht hebt om onvolledige persoonsgegevens aan te vullen, onder meer door een aanvullende verklaring te bezorgen. Dergelijke aanvulling houdt verband met persoonsgegevens die ontbreken en die relevant zijn rekening houdend met het doel van de gegevensverwerking.

C.    Het recht op verwijdering

U hebt het recht om contact met ons op te nemen en te vragen dat uw persoonsgegevens worden verwijderd. Wij hebben het recht om verwijdering te weigeren in bepaalde gevallen, onder meer om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

D.    Het recht om verwerking te beperken

In bepaalde gevallen hebt u het recht om te vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken. Een beperking houdt in dat de gegevens worden gemarkeerd zodat deze in de toekomst alleen voor bepaalde beperkte doeleinden worden verwerkt. Het recht op beperking is van toepassing wanneer u van mening bent dat uw gegevens onjuist zijn en een aanpassing vergen. In deze gevallen kunt u een beperking van de verwerking aanvragen gedurende de periode waarin we de juistheid van de gegevens onderzoeken.

E.    Het recht op overdraagbaarheid van de gegevens

In bepaalde gevallen hebt u het recht om persoonsgegevens over u als betrokkene te ontvangen en die u ons hebt verstrekt en het recht om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht is van toepassing op geautomatiseerde verwerkingen die gebaseerd zijn op uw toestemming of op een contractuele relatie met u. Dit recht is alleen van toepassing op gegevens die u zelf hebt verstrekt.

F.    Het recht om bezwaar te maken

U hebt het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens als het gaat om persoonsgegevens die worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang. In dat geval kunnen we de persoonsgegevens niet langer verwerken tenzij we een dwingende, legitieme reden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder weegt dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of tenzij de verwerking verband houdt met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Wanneer de persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, hebt u als betrokkene het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, inclusief profilering voor zover dit verband houdt met die direct marketing.

 

Hebben wij uw toestemming gevraagd? Dan kunt u uw toestemming steeds herroepen!

In bepaalde omstandigheden moeten wij uw toestemming vragen om u diensten aan te bieden of uw persoonsgegevens te verwerken. Nadat wij uw toestemming hebben gekregen, verwerken wij uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden die verband houden met gelijkaardige diensten, producten of dergelijke.

In de volgende gevallen, onder andere, kunnen wij uw toestemming vragen:

• Marketing activiteiten;
• Met betrekking tot de verwerking van kindergegevens (waar we toestemming van een ouder verkrijgen);

• Als we gevoelige persoonsgegevens verwerken (zoals allergieën).

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op toestemming, hebt u het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken(zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die is uitgevoerd op basis van de toestemming voordat de toestemming was herroepen).

Indien u uw toestemming zou willen intrekken, neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

 

Klachten

U kunt contact opnemen met de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit op contact@apd-gba.be of via haar webpagina https://www.dataprotectionauthority.be. De klacht kan ook worden ingediend bij een andere gegevensbeschermingsautoriteit dan die van België, indien dat de gegevensbeschermingsautoriteit is van de EU-lidstaat waar u uw gewone verblijfplaats hebt of van de plaats waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. Een lijst van de nationale gegevensbeschermingsautoriteiten vindt u hier

Als u echter vragen of bezwaren heeft, verzoeken we u eerst contact met ons op te nemen om ons in staat te stellen het probleem op te lossen.

Beveiligingsmaatregelen

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen ingevoerd om een beschermingsniveau te verzekeren dat passend is voor het risico met relevante verwerkingsactiviteit (waaronder redelijke stappen om uw persoonlijk identificeerbare informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of openbaarmaking). Wij versleutelen de gegevensoverdracht op pagina‘s waar u betalingsinformatie doorgeeft. Geen enkele veiligheids- of versleutelingsmethode kan echter garanties bieden voor de bescherming van informatie tegen hackers of menselijke fouten. Wees altijd voorzichtig als u op internet actief bent.

Varia

U bent niet verplicht om ons informatie en persoonsgegevens over u te geven. In sommige gevallen zullen wij u echter bepaalde diensten of producten niet kunnen aanbieden als wij geen toestemming krijgen om uw persoonsgegevens te verwerken.

The Bar
Vouchers kunnen niet worden omgewisseld voor cash. Cash top-up betalingen kunnen wel worden gemaakt.

Contactgegevens

Hebt u vragen of maakt u zich zorgen over onze privacyverklaring of onze verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt u contact met ons opnemen via:

Hotel Hubert (Grand Hotel of Brussels NV)

Rue d'Arenberg 18

1000 Brussels

VAT: BE 0443.822.213

privacy@hotelhubert.be

Updates van de verklaring

Deze privacyverklaring is laatst gewijzigd op 28 april 2023.

Wij kunnen deze verklaring van tijd tot tijd bijwerken. Wij zullen steeds een bijgewerkte versie publiceren op onze relevante websites. Gelieve daarom onze website te controleren op updates.