Politique de confidentialité de l'hôtel Hubert.

Chez Hotel Hubert -Grand Place (« Hotel Hubert »), nous prenons vos données personnelles au sérieux. Nous veillons à ce que le traitement de vos informations personnelles s’effectue dans le respect de votre vie privée. C’est la raison pour laquelle nous mettons tout en œuvre pour que le traitement de vos données personnelles ait lieu dans le respect du Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») et toute autre législation en vigueur.

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») s’applique aux données personnelles de nos visiteurs, clients et fournisseurs, ainsi que de toute autre personne figurant dans nos systèmes informatiques (systèmes de réservation), site Web, applications, programmes de fidélité ou équivalents, voire les données personnelles transmises par les agences de voyages, les sites de réservation ou autres.

Qui est le responsable du traitement ? 


Hotel Hubert (Grand Hotel of Brussels NV)

 Rue d'Arenberg 18

1000 Brussels

VAT: BE 0443.822.213

[email protected]

 

Méthode de collecte des données personnelles 

Selon la situation, nous collectons des données émanant de vous ou d’autres sources. 

      Données envoyées par vous

Si vous nous contactez à propos d’une réservation ou si vous réservez une chambre dans notre hôtel, si vous avez des exigences particulières concernant votre visite ou utilisez un réseau social que nous vous avons communiqué, nous collecterons et traiterons les données que vous nous envoyez. Il peut notamment s’agir de données personnelles sensibles, comme des informations relatives aux allergies).

      Données provenant d’autres sources

Si quelqu’un effectue une réservation pour vous, nous traitons ces données personnelles vous concernant.

Parfois, nous recevons des données personnelles de tiers (dont d’autres sociétés de notre groupe) et avec lesquelles nous travaillons ou qui nous fournissent des produits ou services.

Par ailleurs, dans les limites autorisées par la loi, nous (ou un tiers) pouvons dans certaines circonstances utiliser des outils de suivi (comme des cookies) pour collecter des données vous concernant. Vous trouverez plus d’informations sur l’utilisation des cookies sur notre site Webs dans la politique des cookies.

Dans certains cas, nous traitons les données personnelles vous concernant et qui proviennent de sources publiques, comme les médias sociaux. Tel est le cas, par exemple, si vous mettez un avis concernant notre hôtel sur un site Web.

Lorsque nous traitons vos données personnelles qui proviennent d’autres sources, nous vous en informerons conformément au RGPD.

Différentes activités de traitement

Informations relatives aux clients

Type de données personnelles

  • coordonnées (par ex. : votre nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse),
  • données démographiques (par ex. : âge, sexe, langue),
  • données sur le séjour notamment des données personnelles sensibles, dont les informations relatives aux allergies,
  • données de paiement (comme le numéro de carte de crédit),
  • données professionnelles,
  • informations relatives à la réservation (précédentes) (par exemple, visites passées, date d'arrivée, date de départ)
  • informations (par ex. : avis sur nos hôtels et services) que vous nous envoyez (par exemple par des sondages) ou que vous mettez en ligne.

     Base de traitement légale

Le traitement est basé sur :

  • votre consentement (dans les cas où nous vous l’avons demandé et que vous nous avez accordé) ;
  • l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie, ou afin de prendre les mesures précontractuelles à votre demande (par exemple en cas de réservation) ;
  • une obligation légale (par exemple l’obligation légale pour les fournisseurs d’hébergement d’enregistrer des client hôteliers) ;
  • nos intérêts légitimes. Par exemple, nous avons un intérêt légitime à interroger nos clients sur leur séjour afin d’améliorer en permanence nos services. En cas de traitement fondé sur des intérêts légitimes, nous établirons un équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

     Finalité

Fournir les services et les produits que vous avez demandés (par exemple dans le cadre d’une réservation), afin d’évaluer nos services et de les améliorer et pour remplir nos obligations légales (par exemple pour enregistrer les clients de l’hôtel).

Informations relatives aux personnes de contact

     Type de données personnelles

Coordonnées telles que le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone.

     Base de traitement légale

Notre relation contractuelle ou des intérêts légitimes : nous utiliserons vos données dans une mesure raisonnable et de sorte à limiter au minimum l’impact sur votre vie privée (ou en cas d’obligation de traitement) et uniquement dans le respect de l’objet. En cas de traitement fondé sur des intérêts légitimes, nous établirons un équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

      Finalité

Nous traitons les données personnelles en vue de gérer la relation de fournisseur, pour répondre aux diverses questions, pour la facturation et le marketing (le cas échéant) ou pour communiquer de toute autre manière avec votre entreprise et vous.

Réseaux sociaux

      Type de données personnelles

Les données personnelles que vous nous transmettez sur les réseaux sociaux (par ex. : nom, adresse e-mail et numéro de téléphone).

       Base de traitement légale

Votre consentement (dans les cas où nous vous l’avons demandé et que vous nous avez accordé) de traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie.. Nous pouvons également traiter des données sur base de nos intérêts légitimes. En cas de traitement fondé sur des intérêts légitimes, nous établirons un équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

       Finalité

Vous fournir les services et les produits que vous souhaitez, gérer et commercialiser nos services et produits, et communiquer avec vous.

E-mail

     Type de données personnelles

   Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et toute autre donnée personnelle que vous nous transmettez par e-mail.

     Base de traitement légale

Votre consentement (dans les cas où nous vous l’avons demandé et que vous nous avez accordé), le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie, ou afin de prendre les mesures nécessaires à votre accès au contrat (par exemple en cas de réservation) ou pour des intérêts légitimes. En cas de traitement fondé sur des intérêts légitimes, nous établirons un équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

       Finalité

Vous fournir les services et les produits que vous souhaitez, gérer et commercialiser nos services et produits, et communiquer avec vous.

 

Données personnelles relatives aux enfants

À notre connaissance, nous ne sommes pas en contact ni ne collectons de données personnelles d’enfants de moins de 18 ans sans l’autorisation préalable d’un parent ou tuteur. Si vous pensez que nous avons malencontreusement obtenu de telles données, veuillez nous contacter afin que nous puissions obtenir l’accord parental ou supprimer les données dans les plus brefs délais.

Marketing direct

     Type de données personnelles

     Nom et adresse e-mail.

     Base de traitement légale

Hotel Hubert a un intérêt légitime à envoyer des informations marketing à ses clients concernant des produits et services similaires (par exemple, des invitations à des événements, des promotions et des offres spéciales, ...). Si vous ne souhaitez pas recevoir nos communications, vous pouvez exprimer votre préférence au moment où nous recueillons vos informations (par exemple, sur le formulaire que vous remplissez lors de l'enregistrement). Si vous n'êtes pas un invité ou client, nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous envoyer des informations marketing concernant des produits et services similaires (par exemple, des invitations à des événements, des promotions et des offres spéciales, etc.) si vous nous en avez donné votre consentement.

Si vous avez consenti à recevoir des communications liées au marketing, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. De plus, si nous traitons vos données à des fins de marketing, vous avez le droit de vous opposer à tout moment (voir ci-dessous votre opportunités et droits en relation avec cela). Vous pouvez vous opposer, par exemple, en utilisant les liens de désabonnement de la communication concernée.

       Finalité

Nous utilisons vos informations pour vous tenir au courant de nos services, événements et promotions.

Vidéosurveillance

Hotel Hubert utilise des caméras de surveillance. La vidéosurveillance est considérée comme particulièrement sensible du point de vue de la protection de la vie privée et il est très important que chaque surveillance par caméra se déroule conformément à la législation en vigueur.

Les images des caméras sont traitées sur base de notre intérêt légitime de protéger et sécuriser notre hôtel et nos clients. Entrer dans un endroit où un pictogramme indique que la surveillance par caméra est en cours est considéré comme un consentement préalable selon la loi belge sur les caméras.

Les images des caméras sont traitées conformément à la législation sur les caméras. Hotel Hubert a indiqué la surveillance par caméra au moyen d’un pictogramme, elle a notifié les caméras à l’autorité compétente et elle a inclus les informations dans un registre spécifique.

Contactez-nous si vous souhaitez de plus amples informations sur notre vidéosurveillance (voir les coordonnées ci-dessous). 

Profilage

Afin de vous offrir un service de qualité chaque fois que vous visitez notre hôtel, nous pouvons conserver un profil sur vous, qui peut inclure des informations sur vos séjours précédents (par exemple, à quelle fréquence vous visitez notre hôtel, la dernière fois que vous avez visité notre hôtel, ainsi que des informations financières sur vos séjours passés).
Le traitement de vos données personnelles est basé sur notre intérêt légitime à fournir un service client sur mesure.

Jobs

      Type de données personnelles

Nous recueillons les informations que vous nous fournissez, telles que votre nom, numéro de téléphone, adresse électronique, CV, votre photo (facultatif) et votre motivation. Dans un certain nombre de cas, Hotel Hubert reçoit également des données de tiers, par exemple réseaux sociaux par lesquels vous postulez, par exemple, LinkedIn, les agences de sélection et de recrutement qui, par exemple, effectuent des tests dans le cadre de la candidature, votre ancien employeur, mais seulement si vous nous avez donné votre consentement.

       Base de traitement légale

Selon le cas individuel, le traitement de vos données à caractère personnel à des fins de recrutement et de sélection est basé sur:

  • votre consentement, par exemple, afin de contacter votre ancien employeur ou de partager vos données;
  • votre demande de prendre des mesures avant de conclure un contrat, par exemple si vous nous envoyez votre candidature (spontanée); ou
  • sur la base de notre intérêt légitime, y compris l'identification, la sélection et l'évaluation des candidats à un emploi potentiel et le maintien d'une réserve de recrutement.

À la suite de la procédure de recrutement et de sélection, Hotel Hubert conserve vos données dans sa réserve de recrutement pour de futurs postes vacants. Dans la communication dans laquelle nous vous informons de la décision concernant votre offre d'emploi, nous vous offrons la possibilité de vous y opposer.

       Finalité

Hotel Hubert recueille et utilise vos données à caractère personnel uniquement à des finalités de recrutement et de sélection.

Qui sont les destinataires ou catégories de destinataires qui recevront les données personnelles ? 

Pour mieux vous servir, nous pourrions être amenés à communiquer/partager vos données personnelles et anonymes :

  • à d’autres entreprises (dont les sociétés et les hôtels appartenant au groupe Pandox), dont les fournisseurs, les sous-traitants et les sociétés avec lesquelles nous collaborons. L’utilisation qu’elles feront de ces données est soumise aux restrictions stipulées ici et aux accords exigeant le respect de leur confidentialité. Nos fournisseurs assurent qu’ils prendront les mesures nécessaires pour protéger les données dont ils disposent en notre nom. Toutefois, la sécurité des données ne peut être garantie.
  • avec des tiers qui actent en tant que sous-traitant et qui nous fournissent des services (par ex. : sociétés qui nous assistent dans le cadre des activités de marketing ou de l’IT).
  • avec d’autres sociétés du groupe (par ex. : pour faciliter les réservations).
  • avec des avocats ou des conseillers du groupe Pandox.
  • avec les autorités compétentes. 
  • avec des sociétés d’analyse peuvent accéder à des données anonymes (comme votre adresse IP ou l’identifiant de votre appareil) afin de nous aider à comprendre l’utilisation de nos services. Dans ce cas, vos données ne seront utilisées que pour notre compte. Elles ne les transmettent en aucun cas hormis sous forme agrégée. Aucune donnée propre à un utilisateur individuel n’est partagée.

  • Avec d’éventuels acquéreurs ultérieurs de la société: dans le cas où tout ou partie de notre société serait repris par un tiers, vos informations seront transférées à l'acquéreur.

 

Des transferts auront-ils lieu vers des pays tiers ? 

En règle générale, nous ne transférons pas les données personnelles vers un pays tiers (c.-à-d. un pays hors de l’UE/EEE). Toutefois, il est possible que les prestataires de services travaillant pour Hotel Hubert traitent vos données à caractère personnel en dehors de l'EEE. Lorsque cela a lieu, Hotel Hubert s'assure que le prestataire de services conclut un contrat avec Hotel Hubert et qu'il existe des garanties appropriées (par exemple, en concluant les clauses types de protection des données adoptées par la Commission européenne entre les parties traitant des données en dehors de l'EEE – article 46 RGPD – ou qu'un autre instrument juridique adéquat est en place). Si vous avez des questions à ce sujet ou si vous désirez obtenir une copie des documents concernés., vous pouvez adresser à Hotel Hubert une requête datée et signée à l’attention du data protection officer (voire ci-dessus les coordonnées).

Quelle est la durée d’enregistrement des données ?

Nous n’enregistrerons pas les données plus longtemps que nécessaire, selon la finalité du traitement pertinent. Nos responsables veilleront à ce que les mesures visant à la suppression des données personnelles soient respectées. Sachez toutefois que certaines lois exigent la conservation de certaines données pendant une certaine période. (par exemple, nous sommes tenus de conserver les données concernant les clients de l'hôtel pendant une période minimale de 7 ans après leur séjour). Nous conservons des images de caméra en principe pendant un mois.

Quels sont mes droits en tant que personne concernée ? 

Vous avez le droit d'accéder à vos données, de faire corriger vos données personnelles, dans certains cas de vous opposer au traitement et de demander à ce que les données personnelles soient effacées, que le traitement de vos données soit limité (marque que le traitement des données personnelles doit être limité à un usage particulier) et que les données vous soient retournées sur un support informatique (portabilité des données).

Veuillez noter toutefois que certaines données personnelles sont nécessaires pour pouvoir remplir nos obligations, telles que les informations de paiement, et ne peuvent donc pas être restreintes ou effacées à cette fin.

Vous avez également le droit de retirer votre consentement lorsque le traitement est basé sur le consentement. Si tel est le cas, cela sera indiqué comme base légale dans les sections correspondantes ci-dessus.

Afin d’exercer vos droits en vertu du RGPD,, vous devez envoyer votre demande, y compris une copie d'un document prouvant votre identité à Hotel Hubert (voir coordonnées ci-dessous). Nous ne pouvons pas traiter votre demande sans preuve de votre identité.

Vous trouverez ci-dessous une description détaillée de vos droits en tant que personne concernée, mais veuillez noter qu'ils existent des exceptions et des conditions pour l'exercice de certains droits.


A.    Droit à accès

Vous avez le droit d’accès à vos données personnelles que nous traitons. Si vous souhaitez exercer ce droit, envoyez-nous une demande de la manière décrite ci-dessous.


B.    Droit de correction

En tant que personne concernée, vous avez le droit de demander la correction des données personnelles incorrectes vous concernant. En d’autres termes, vous, en tant que personne concernée, devez fournir les données manquantes, notamment par le biais d’une déclaration supplémentaire. Ces compléments font référence aux données personnelles manquantes et pertinentes pour l’objet du traitement des données.


C.    Droit à l’effacement

Vous pouvez nous contacter pour demander la suppression de vos données personnelles.
Nous nous réservons le droit de refuser la suppression dans certains cas, notamment lorsque la loi nous l’impose.


D.    Droit de limiter le traitement

Dans certains cas, vous avez le droit de demander à ce que nous limitions le traitement de vos données personnelles. Une restriction implique que les données soient marquées de manière à ce qu’elles ne puissent ultérieurement être traitées que pour certaines finalités limitées. Le droit de restriction s’applique lorsque vous pensez que les données sont incorrectes et demandent une correction. Dans ces cas, vous pouvez demander une limitation du traitement pendant la période au cours de laquelle nous examinons l'exactitude des données.


E.    Droit à la portabilité des données

Dans certains cas, vous avez le droit de recevoir des données à caractère personnel vous concernant et que vous nous avez communiquées et le droit de les transférer à un autre responsable. Ce droit s’applique au traitement automatique lorsque le traitement des données à caractère personnel est basé sur un consentement émanant de vous, la personne concernée, ou afin d’exécuter un contrat avec vous. Cela ne concerne que les données que vous avez transmises personnellement. 


F.    Droit d’opposition

Vous avez le droit à tout moment de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque ce dernier concerne des données traitées sur la base d’un intérêt légitime. Le cas échéant, nous ne pourrons plus traiter les données personnelles à moins de vous présenter une raison légitime et précise au regard du traitement qui prévaut sur les intérêts, les droits et les libertés de la personne concernée, ou s’il a lieu en vue de la mise en place, l’exercice ou la défense face à une action en justice.

 

Lorsque les données à caractère personnel sont traitées à des fins de marketing, la personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment au traitement des données personnelles la concernant pour lesdites activités de marketing, dont le profilage dans les limites liées au marketing direct en question.

Avons-nous demandé votre consentement ? Vous pouvez renoncer à tout moment !

Dans certains cas, nous vous demandons votre consentement afin de vous fournir certains services et de traiter vos données personnelles. Suite à votre consentement, nous ne traiterons vos données personnelles qu'à des fins liées à un tel service, produit ou similaire.
Dans les cas suivants, entre autres, nous pouvons demander votre consentement:

  • Activités de marketing;
  • En ce qui concerne le traitement des données relatives aux enfants (pour lesquelles nous obtiendrions le consentement d’un parent);
  • Si nous traitons des catégories particulières de données personnelles (telles que les allergies).
  • Lorsque le traitement de vos données personnelles est basé sur le consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Cela n'affecte pas la légalité du traitement effectué sur la base de votre consentement avant son retrait. Si vous souhaitez retirer votre consentement, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous.
  • Vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance belge, l’Autorité de Protection des Données.
  • Vous pouvez contacter l’Autorité de Protection des Données au [email protected] ou en vous rendant sur sa page Web https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.
  • Cependant, en cas de questions ou d’objection nous vous prions de nous contacter au préalable pour nous permettre de résoudre le problème.

Mesures de sécurité

  • Nous avons mis en œuvre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir un niveau de sécurité adéquat face aux risques liés au traitement (dont les étapes raisonnables pour protéger vos données identifiables face à un accès ou une divulgation non autorisés). Nous chiffrons les transferts de données sur les pages sur lesquelles vous envoyer des données de paiement. Toutefois, aucune méthode de sécurité ou de chiffrement n’offre de réelle garantie quant à la protection des données contre les hackers ou l’erreur humaine. Faites toujours preuve de prudence lorsque vous utilisez l’Internet.
  • Clauses diverses

    Vous ne devez pas obligatoirement nous fournir d’informations ou de données personnelles vous concernant. Toutefois, dans certains cas, nous ne pourrons pas vous fournir nos services ou nos produits si nous ne sommes pas autorisés à traiter vos données à caractère personnel.
     

    Coordonnées

    Si vous avez des questions ou des doutes quant à notre politique de protection de la vie privée ou le traitement de vos données personnelles, contactez-nous à l’adresse :

    Hotel Hubert (Grand Hotel of Brussels NV)

    Rue Arenberg 18

    1000 Brussels

    VAT: BE 0443.822.213

  • [email protected]e

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